Wenn ein Unternehmen nicht groß genug ist, dass sich ein eigener Buchhalter lohnen würde, muss der Chef die Buchführung oft selbst übernehmen. Es gibt zwar auch die Möglichkeit, einen externen Buchhalter damit zu beauftragen, aber das ist mit Mehrkosten verbunden, die nicht unbedingt nötig sind.

Auch wenn es ein wenig dauert: Wenn man sich mit dem Thema Buchführung selbst auseinandersetzt, kann man nicht nur Kosten sparen. Man hat auch einen täglichen Überblick über die Finanzen des eigenen Unternehmens.

Was muss beachtet werden?

Die fertigen Bücher wird man am Ende des Geschäftsjahres seinem Steuerberater übergeben. Damit dieser möglichst wenig Arbeit hat – was vermeidbare Mehrkosten verhindert – und man einer Steuerprüfung immer gelassen entgegen sehen kann, sollte man sich an die folgenden Tipps halten.

Um alle Vorgänge, die das eigene Unternehmen betreffen, korrekt dokumentieren zu können, benötigt man sechs verschiedene Kategorien. So erspart man seinem Steuerberater ebenfalls Arbeit, da er jede Kapitalbewegung direkt richtig einordnen und verbuchen kann.

Unter Bargeldfluss werden – wie der Name schon sagt – alle Bareinnahmen und –ausgaben notiert und  die entsprechenden Belege oder Quittungen abgeheftet, wobei  diese nach Datum sortiert werden müssen. Bei ordnungsgemäßer Führung gerät die Kasse niemals ins Minus; Bargeld, das nicht vorhanden ist, kann logischerweise auch nicht ausgegeben werden.

Im Ordner Bank werden Kontoauszüge gesammelt. Auch hier muss lückenlos und nach Datum sortiert vorgegangen werden.

Einen eigenen Ordner braucht man auch für alle Rechnungen, die an Kunden verschickt werden. Diese werden mit einer laufenden Rechnungsnummer versehen und sollten ebenfalls chronologisch angeordnet werden.

Genauso verhält es sich mit Rechnungen, die ein Unternehmen erhält, etwa von Lieferanten. Das gilt auch für Zahlungen, die mit EC-Karte oder online bezahlt worden sind. Wenn für eine Dienstleistung oder Ware keine Rechnung gestellt wurde, muss diese unbedingt angefordert werden, denn nur so kann man die Zahlung als betriebliche Ausgabe verbuchen.

Kreditkartenabrechnungen müssen ebenfalls gesondert abgeheftet werden, selbstverständlich zusammen mit den jeweiligen Belegen.

Der sechste Ordner setzt sich aus Buchhaltungsauswertungen und Umsatzsteuervoranmeldungen zusammen. Während an letzteren abgelesen werden kann, wie viel Geld ans Finanzamt abgeführt werden muss, bieten erstere einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben und damit über Gewinn oder Verlust.

Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Kategorien sowie zur allgemeinen Buchführung erhält man unter buchhaltung-einfach-sicher.de.

Einfache Buchführung: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Wer nicht buchführungspflichtig ist, beispielsweise weil sein jährlicher Gewinn 60.000 € oder sein Jahresumsatz 600.000 € unterschreitet, kann statt einer doppelten Buchführung auch mit einer sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeiten, um seinen Gewinn zu ermitteln.

Dabei können alle Rechnungen gemeinsam mit den jeweiligen Kontoauszügen abgeheftet werden, genauso die Kreditkartenabrechnungen mit den entsprechenden Belegen.

Wer genau als buchführungspflichtig gilt, ist in §§ 238 ff. des Handelsgesetzbuchs festgelegt.

Verträge an den Steuerberater schicken

Dass man alle Verträge, die man für sein Unternehmen abschließt, sowie alle anderen wichtigen Dokumente stets gut sortiert und griffbereit halten muss, versteht sich von selbst. Oft wird jedoch vergessen, Kopien dieser Schriftstücke an den Steuerberater zu übermitteln. Für eine reibungslose Buchführung ist dies jedoch von großer Bedeutung, denn nur so kann sichergestellt werden, dass dieser über alle Vorgänge, die das Unternehmen betreffen, stets auf dem Laufenden ist und entsprechend auf Veränderungen reagieren kann.

Fazit

Auch wenn es anfangs so scheint, als ob die Buchhaltung ein undurchdringbarer Dschungel an Regeln, Vorschriften und Zahlen ist – mit einer gewissen Übung stellt sie kein großes Problem dar, und man hat auch ohne Hilfe von außen genug Zeit, sich seinem eigentlichen Kerngeschäft zu widmen.