Wer sich als Selbständiger oder Verantwortlicher im Kleinunternehmen um die Buchhaltung kümmert, hat eine ganze Palette an Aufgaben zu erledigen. Er muss alle geschäftlichen Vorgänge im Unternehmen dokumentieren und im Bereich Finanzbuchhaltung den Jahresabschluss machen. Für Letzteren reicht in kleinen Firmen meist eine EÜR, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, aus. Bei unüberschaubaren Geschäftsprozessen kann aber dennoch eine doppelte Buchführung nötig sein. Hinzu kommen verschiedene Anforderungen, die in mittleren und Großbetrieben von eigenen Abteilungen oder zumindest einem spezialisierten Mitarbeiter übernommen werden:

• die Debitorenbuchhaltung zur Protokollierung der Kundentransaktionen
• die Kreditorenbuchhaltung zum Beleg der Lieferantentransaktionen
• das Erstellen von Steuererklärungen
• die Lohnabrechnungen

Die Auslagerung an einen externen Buchhalter

Mit all diesen fachfremden Herausforderungen sind viele Kleinunternehmer überfordert. Sie stecken so viel Zeit in die Buchhaltung, dass sie sich kaum noch auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren können. Da liegt die Lösung nahe, dieses Tätigkeitsfeld auszulagern und einen externen Buchhalter oder Steuerberater zu beauftragen. Das kostet zwar sehr viel Geld, man kann aber auch Kosten sparen, indem man Belege etc. schon richtig vorsortiert und dem Experten Arbeit abnimmt, wo es geht.

Dann kann man sich sehr sicher sein, dass sich keine Fehler einschleichen und man am Ende Ärger mit dem Finanzamt bekommt. Verpasst man Abgabefristen oder hält Aufbewahrungsfristen nicht ein, drohen nämlich Geldstrafen. Wer offene Rechnungen nicht einfordert, zahlt für Mahnungen und Rücklastschriften. Schlimmstenfalls kommt es dann zur eigenen Zahlungsunfähigkeit und Privatinsolvenz. Wenn hohe Steuernachzahlungen nicht einkalkuliert werden, entstehen ebenfalls Engpässe.

Ein interner Lösungsweg

Dennoch ist auch das Outsourcing der Buchhaltung nicht immer der beste Weg. Abgesehen von den hohen Kosten, verliert man selbst den Überblick über seine Zahlen. Zwar erhält man in Abständen eine Zusammenfassung der Unternehmensentwicklung, aber oft mit einer zeitlichen Verzögerung von mehreren Wochen. So kann man auf kurzfristig auftretende Probleme viel zu spät reagieren.

Wer tagesaktuell über den Zustand seines Betriebs informiert sein will, sollte sich doch darum bemühen, die Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen. Dabei helfen spezielle Softwareprogramme. Die Firma Lexware bietet beispielsweise an, ihre Buchhaltungssoftware einen Monat gratis zu testen. So kann man sehen, ob man damit zurechtkommt. Videos, Livechat und andere Services helfen einem dabei, sich schnell einzufinden. Man kann sich aber auch zunächst von seinem Steuerberater begleiten lassen und dann nach und nach immer mehr Aufgaben eigenständig erledigen.

Diese Programme enthalten bereits Vorlagen und Kontenrahmen speziell für unterschiedliche Gewerbeformen, die es nur noch zu füllen gilt. Schritt für Schritt verfasst man so zum Beispiel auch seine EÜR. Wo es möglich ist, laufen die Eingaben automatisiert ab, sodass man weniger Zeit für das Übertragen von Kundendaten u.Ä. benötigt und hierbei weniger Fehler auftreten. Die passenden Schnittstellen erlauben es, dass beispielsweise den Steuerberater alle nötigen Angaben für die Steuererklärung erreichen. Unterschiedliche betriebswirtschaftliche Auswertungen können mit wenigen Mausklicks grafisch dargestellt werden. Dadurch behält man den Überblick über die Auftragslage und seine Ausgaben und kann auch bei Kreditinstituten und anderen Unterstützern fundiert argumentieren.